SURAT MENYURAT

A. Pengertian Surat Menyurat

Buku Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, mengemukakan :
Surat merupakan alat komunikasi tertulis yang efektif, sebagai bahan dokumentasi penting yang sewaktu-waktu dapat dijadikan bahan bukti tertulis. (Drs. E. Martono, 1985).

Selanjutnya dalam buku Manajemen Sekretaris :
Surat adalah komunikasi tertulis yang berasal dari satu pihak dan ditujukan kepada pihak lain untuk menyampaikan warta atau pesan dengan menggunakan kata-kata yang bersifat umum dan jelas, dapat dimengerti maksud dan tujuannya serta tepat sasaran (Drs. Saiman, M.Si, 2002).

Secara umum surat adalah suatu sarana untuk menyampaikan informasi atau pernyataan secara tertulis kepada pihak lain baik atas nama pribadi (sendiri) ataupun karena kedinasan.

Surat juga merupakan wakil resmi dari yang mengirim untuk membicarakan masalah yang dihadapi. Secara singkat dapat diketemukan bahwa surat adalah alat komunikasi penting dalam tata kerja tata usaha.
Apabila terjadi hubungan surat menyurat secara terus menerus dan berkesinambungan, maka kegiatan ini disebut surat menyurat atau lazimnya korespondensi.

B. Fungsi dan Penggolongan Surat

Surat yang berfungsi sebagai salah satu alat komunikasi dalam dunia usaha dan perkantoran, dapat juga berfungsi sebagai :
1. Alat bukti tertulis : adanya hitam di atas putih berguna untuk dijadikan bukti apabila terjadi perselisihan atau salah penafsiran antar kantor atau pejabat yang mengadakan hubungan korespondensi.
2. Alat pengingat : berguna untuk mengetahui hal-hal yang terlupa atau telah lama.
3. Bukti historis : berguna sebagai bahan riset mengenai keadaan atau aktivitas suatu organisasi pada masa-masa lalu.
4. Duta organisasi : surat dapat mencerminkan keadaan mentalitas, jiwa dan kondisi intern dari organisasi atau kantor yang bersangkutan.
5. Pedoman : surat juga merupakan pedoman dalam pelaksanaan pekerjaan.

Dalam bukunya Manajemen Sekretaris, Drs. Saiman, M.Si mengklasifikasikan jenis-jenis surat yang dapat ditinjau dari beberapa segi sebagai berikut :
a. Menurut wujud surat
1. kartu pos
2. warkat pos
3. surat bersampul
4. nota
5. telegram
6. surat pengantar

b. Menurut tujuan surat :
1. surat pemberitahuan
2. surat perintah
3. surat permintaan/permohonan
4. surat panggilan/teguran
5. surat peringatan
6. surat keputusan
7. surat perjanjian
8. surat laporan
9. surat pesanan
10. surat penawaran

c. Menurut sifat isi dan asal surat :
1. surat dinas
2. surat niaga
3. surat pribadi (bersifat kekeluargaan dan resmi)

d. Menurut jumlah penerima surat :
1. surat biasa
2. surat edaran
3. surat pengumuman

e. Menurut keamanan isi surat :
1. surat sangat rahasia
2. surat segera
3. surat biasa

f. Menurut prosedur pengurus surat :
1. surat masuk
2. surat keluar

g. Menurut jangkauan surat :
1. surat intern
2. surat ekstern

Selanjutnya Drs. E. Martono, dalam bukunya Dasar-Dasar Kesekretariatan dan Kearsipan, menyebutkan bahwa surat dapat digolongkan menjadi beberapa jenis menurut kategori tertentu, yaitu:
1. Siapa yang mengirim
a. surat pribadi/prive, sering disebut surat keluarga yang bersifat kekeluargaan.
b. Surat dinas pemerintahan, surat ini dikirim untuk lingkungan pemerintah.
c. Surat dinas swasta, surat ini dikirim oleh instansi di luar instansi pemerintah, seperti; oleh perusahaan swasta, kantor swasta, yayasan, dll.
2. aktivitas yang dikandung dalam surat, dan
3. wujud surat.

C. Susunan dan Tata Tertib Surat

Dalam bukunya Administrasi Kearsipan Suatu Pengantar, Drs. A. W Widjaya mengemukakan, bahwa pada dasarnya susunan dan tata tertib surat adalah sebagai berikut :
a. Kepala surat
b. Tempat dan tanggal surat
c. Nomor surat
d. Lampiran surat
e. Perihal
f. Alamat surat
g. Salam pembukaan (kadang-kadang telah masuk dalam kalimat pembukaan).
h. Kalimat pembuka surat
i. Isi surat
j. Salam penutup
k. Tembusan surat
l. Initial surat

Pedoman dalam menyusun isi surat adalah :
a. paragrap pembuka
b. paragrap uraian isi
c. paragrap penutup

D. Bentuk Surat Menurut Cara Mengetik/Menulisnya

Surat harus di tulis/ditik rapi dan bersih tanpa salah. Untuk maksud tersebut, maka muncullah bermacam-macam model surat sesuai dengan effisiensi bidang tata usaha.
Adapun surat menurut bentuk/tata letaknya adalah sebagai berikut :
a. Surat Lurus (Block Style)
b. Surat Setengah Lurus (Semi Block Style)
c. Surat Lurus Penuh (Full Block Style)
d. Surat Lekuk (Indented Style)
e. Surat Resmi (Official Style)
f. Surat Alinea Menggantung (Hanging Paragraph Style)
g. Surat Sederhana (Simplified Style)

Setiap badan usaha menggunakan bentuk surat sesuai dengan selera masing-masing sesuai dengan kegemaran, kepantasan dan kebiasaannya.

Persiapan dalam Mempergunakan Sarana Hubungan dengan Surat
Selanjutnya masih dalam buku Administrasi Kearsipannya, Drs. A. W Widjaya, menguraikan secara singkat dalam mempergunakan sarana hubungan dengan surat yang memerlukan beberapa persiapan dan kegiatan, antara lain :
a. Bahan-bahan dan alat-alat tulis
Kegiatan mempersiapkan segala alat-alat dan perlenglapan yang diperlukan.
b. Membuat konsep surat
Kegiatan membuat konsep surat untuk dikirim dan membuat konsep surat sebagai balasan surat yang masuk.
c. Pengetikan
Menyangkut bentuk dan etika surat; bersih, rapi, dan pengetikannya jelas.
d. Pentaklikan surat
Kegiatan ini biasanya dilaksanakan sesudah surat itu di tik, kemudian dibaca kembali dengan teliti agar tidak terdapat kesalahan setelah surat tersebut ditandatangani.
e. Pengiriman surat / ekspedisi
Kegiatan ini meliputi penyampulan surat, memberikan tanda cap, penomoran surat dan penyampaian (pengiriman) surat kepada alamat yang dituju.
Sebagai catatan, pada sampul surat dapat dibubuhi tanda RAHASIA, SEGERA, KILAT KHUSUS, BEBAS DARI BEA (BDB), TERDAFTAR, TERCATAT, POS UDARA, DLL.
f. Penyimpanan Surat
Penyimpanan surat ini disebut kearsipan. Surat-surat yang dibuat dan dikirim perlu ada pertinggal sebagai arsip. Penyimpanan dengan suatu sistem dengan pembahasan tersendiri yang tidak akan dibahas dalam laporan ini lebih lanjut. Hanya maksudnya agar surat dan warkat yang disimpan dengan segera dapat ditemukan kembali bila diperlukan.

E. Pengaturan Surat Menyurat
Dalam bagian ini tidak akan dibicarakan bagaimana menyusun/menulis surat yang baik. Bagian ini akan menerangkan perjalanan surat atau cara mengatur proses surat menyurat pada suatu perusahaan secara teoritis.

E.1. Pengaturan Surat Masuk
Surat diterima oleh suatu kantor melalui beberapa cara, seperti; diantar oleh seorang kurir, harus diambil di kantor pos, pengiriman melalui pos, dll.
Menurut Drs. E. Martono, Prosedur penyelesaian surat masuk secara sederhana adalah sebagai berikut ;
1. Pemilihan pendahuluan/presorting
2. Pembukaan sampul/opening the envelope
3. Pemeriksaan serta pemberian tanda terima/dating
4. Penelitian banyaknya lampiran/checking the enclosures
5. Pemisahan/sorting
6. Penyelesaian Surat/routing
7. Penyerahan surat untuk di proses/distribution.

Ada 3 (tiga) prosedur yang umum dipergunakan dalam pencatatan dan pendistribusian surat untuk mengawasi lalu lintas surat masuk dan surat keluar pada setiap kantor, yaitu :
1. Prosedur Buku Agenda
a. buku agenda (berisi kolom-kolom keterangan dari surat yang dicatat yang susunannya kronologis).
Format Buku Agenda
No. Tanggal No. Surat Perihal Pengirim Kelompok

b. buku ekspedisi (dipergunakan sebagai tanda buktipenerimaan, pengiriman, atau pendistribusian surat atau barang).

2. Prosedur Kartu Kendali (prosedur pencatatan dan pengendalian surat sehingga surat dapat dikontrol sejak masuk sampai disimpan).
3. Prosedur Tata Naskah (disebut juga sebagai Takah, yang merupakan sutau kegiatan administrasi di dalm memelihara dan menyususn data-data dari semua tulisan mengenai segi-segi tertentu dari suatu persoalan pokok secara kronologis dalam suatu berkas).
Tahap akhir dari proses pengaturan surat masuk adalah penyimpanan, yang mana seperti telah dijelaskan pada pembatasan masalah bahwa prosedur kearsipannya tidak akan dibahas lebih lanjut lagi.

E.2. Pengaturan Surat Keluar
Untuk pengurusan surat keluar, seperti juga pada penggolongan surat masuk hendaknya juga diadakan pengelompokkan ke dalam kelompok; surat penting, surat rutin, dan surat biasa.

Secara ringkas pengaturannya adalah sebagai berikut :
1. Membuat konsep surat
2. Konsep disetujui akan diparaf oleh pimpinan
3. Surat di tik oleh satuan unit pengolah
4. Surat yang siap dikirim ditandatangani oleh pimpinan
5. Surat oleh pengarah dilampiri 3 (tiga) kartu kendali yang telah diisi kolom-kolomnya
6. Lembar I ditinggal pada pengarah, lembar II dan III bersama petinggal dikembalikan ke unit pengolah
7. Setelah ditandatangani oleh penerima sebagai tanda terima, maka lembar II kembali ke unit pengarah untuk selanjutnya disimpan di penata arsip pusat. Sedangkan asli surat langsung dikirim sesuai dengan alamat yang dituju.

Fungsi Surat

Fungsi Surat
Fungsi utama suratadalah sebagai sarana berkomunikasi secara tidak langsung dalam bentuk tertulis yang mudah dilakukan baik dari jarak jauh maupun jarak dekat, dengan biaya mudah. Dibandingkan dengan media lisan, penyampaian berita melalui surat lebih mudah karena isi surat dapat dikoreksi atau diteliti kembali sebelum surat itu disampaikan kepada alamat yang dituju. Berdasarkan sifat isinya, surat dapat digolongkan sebagai berikut :
1. Surat dinas, yaitu surat yang memuat persoalan kedinasan yang dikirimkan oleh instansi pemerintah atau swasta kepada kantor pemerintah, atau dikirimkan oleh perseorangan kepada kantor pemerintah dan sebaliknya. Kalimat yang digunakan dalam surat dinas bersifat lugas.
2. Surat pribadi, yaitu surat yang dikirimkan oleh keluarga, sahabat, kenalan, teman, dan sebagainnya kepada teman sahabat, keluarga. Surat pribadi menggunakan ragam bahasa santai.
3. Surat niaga, yaitu surat yang memuat persoalan niaga dan dibuat oleh satu badan perusahaan. Surat niaga bersifat resmi.

C. Jenis-Jenis Surat

Berdasarkan pemakaiannya surat dibagi atas tiga jenis, berikut.

1. Surat Pribadi

Surat pribadi adalah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pribadi. Isi surat berhubungan dengan urusan pribadi. Contohnya surat seorang anak kepada orang tuanya atau surat kepada teman.

Ciri-ciri surat pribadi seperti berikut.

(1) Tidak menggunakan kop surat/kepala surat

(2) Tidak menggunakan nomor surat

(3) Salam pembuka dan penutup surat bervariasi

(4) Penggunaan bahasa bebas, sesuai dengan keinginan si penulis surat.

(5) Format surat bebas

2. Surat Resmi

Surat resmi ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan yang bersifat resmi, baik yang ditulis dari perseorangan, instansi, lembaga, maupun organisasi. Contohnya: surat undangan, surat pemberitahuan, dan surat edaran.

Ciri-ciri surat resmi, seperti berikut.

(1) Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi

(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami

(4) Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku

(5) Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi

(6) Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)

3. Surat Dinas

Surat dinas ialah surat yang dipergunakan untuk kepentingan pekerjaan, tugas dari kantor, atau kegiatan dinas. Surat ini berasal dari instansi atau lembaga baik swasta maupun negeri. Contoh: surat tugas, surat perintah, memorandum, dan surat keputusan. Surat dinas yang berifat perseorangan ialah surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan surat permohonan cuti.

Ciri-ciri surat dinas, seperti berikut.

(1) Menggunakan kop/kepala surat dan instansi atau lembaga yang bersangkutan

(2) Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal

(3) Menggunakan salam pembuka dan penutup yang baku atau resmi, seperti : dengan hormat, hormat kami

(4) Menggunakan bahasa baku atau ragam resmi

(5) Menggunakan cap/stempel instansi atau kantor pembuat surat

(6) Format surat tertentu. Jika berasal dari instansi pemerintahan lazimnya menggunakan format surat resmi Indonesia baru atau format setengah lurus versi b.

Penggunaan Bahasa dalam Surat Sebagaimana yang telah dijelaskan di atas bahwa penggunaan bahasa di dalam surat bergantung pada jenis pemakaian surat dan tujuan surat. Untuk surat pribadi, penggunaan bahasa bersifat subjektif, bergantung pada keinginan si penulisnya dan kepada siapa surat ditujukan. Menulis surat untuk orang tua tentu akan menggunakan bahasa lebih formal dan santun, berbeda dengan menulis surat untuk teman atau sahabat. Begitu pula dengan surat pribadi yang bersifat resmi seperti surat lamaran pekerjaan, surat permohonan izin, dan cuti. Meskipun bersifat pribadi, tapi karena ditujukan kepada sebuah instansi atau perusahaan tentu penulis harus menggunakan bahasa yang resmi dan formal. Lain halnya dengan surat resmi dan surat dinas, penggunaan bahasa cenderung menggunakan kosakata baku dan struktur kalimat yang lengkap. Hal ini disebabkan karena surat resmi dan surat dinas dipergunakan untuk tujuan atau fungsi-fungsi yang bersifat resmi atau kedinasan.

 

Berikut contoh surat pribadi, resmi, dan dinas.

Contoh surat pribadi:

Bandung, 1 Juni 2007

Menjumpai

Kakakku Wisnu

Di Jakarta

Assalamu’alaikum wr.wb.

Apa kabar, Kak? Sehat-sehat saja, kan? Maaf ya, Kak baru kali ini Rina baru bisa kirim kabar. Harap maklum, karena Rina sibuk belajar untuk menghadapi ujian akhir semester. Oh iya, bagaimana keadaan Kakak sekarang, mudah-mudahan selalu sehat juga baik-baik saja dan pekerjaan Kakak berjalan dengan lancar.

Ibu dan Bapak alhamdulillah kabarnya baik-baik saja. Mereka kirim salam buat Kakak dan mereka pesan supaya Kakak jaga kondisi tubuh dengan baik dan jangan lupa beribadah yang paling utama. Kak, Bapak dan Ibu sekarang aktif lho berolahraga. Mereka setiap pagi rajin jalan pagi, malah sekarang mereka ikut senam jantung sehat yang diadakan di lapangan RW kita. Kak, sebentar lagi, kan bulan Ramadhan. Kakak pulang ke Bandung atau tidak? Supaya kita bisa berkumpul kembali sama-sama berpuasa dan buka puasa bareng-bareng. Oh iya, Kak, kalau Kakak memang nggak bisa datang di bulan Ramadhan nanti, Rina harap kakak usahakan datang sebelum hari raya Idul Fitri, ya.

Kalau Kakak mau pulang ke Bandung, tolong sebelumnya kasih kabar dulu, ya. Supaya kita bisa jemput di stasiun. Kak, udahan dulu, ya. Kita di sini selalu berdoa kepada Allah supaya Kakak selalu diberikan kesehatan, kemudahan dalam pekerjaan, dan sukses selalu. Cukup sekian dulu, Kak, lain waktu disambung lagi.

Wassalamualaikum warahmatullahi wabarakatuh

Adikmu,

 

Ttd.

Rina Wati Contoh Surat Resmi Pemberitahuan:

D. Surat Lamaran Pekerjaan

Surat lamaran pekerjaan dapat ditulis tangan atau diketik. Adakalanya suatu perusahaan atau instansi tertentu mensyaratkan secara khusus agar surat lamaran yang dikirimkan pelamar ditulis tangan atau diketik. Kalaupun surat lamaran pekerjaan akan ditulis tangan, tulisan tersebut hendaknya jelas, mudah dibaca, dan rapi. Surat yang ditulis seperti itu akan memudahkan orang yang membacanya.

Bagian surat lamaran pekerjaan sebagai berikut.

1. Tempat dan tanggal penulisan surat

2. Perihal

3. Alamat surat

4. Salam pembuka

5. Pembuka surat

6. Tujuan surat lamaran pekerjaan

7. Identitas pelamar

8. Penutup surat

9. Tanda tangan dan nama jelas pelamar

Penulis surat lamaran surat lamaran hendaknya mematuhi ramburambu berikut ini.

1. Jika ditulis tangan, tulislah sendiri di atas kertas bergaris dengan menggunakan kertas berkualitas baik.

2. Jika diketik, gunakan kertas HVS dengan jarak pengetikan 1 spasi.

3. Bersih, tidak boleh ada coretan, bekas hapusan, tip ex, dan koreksian.

4. Sifatnya optimistis, artinya si pelamar akan mampu bekerja dengan baik.

5. Sapaan yang digunakan dalam surat lamaran, yaitu “ibu” atau “bapak”, dan tidak disarankan menyapa dengan kata”Saudara”/”Anda”.

Selain itu, bahasa surat lamaran pekerjaan harus memenuhi aturan sebagai berikut.

(1) Bahasa yang digunakan sopan dan simpatik.

(2) Kalimat yang digunakan efektif dan komunikatif.

(3) Menggunakan bahasa yang baku dan ejaan yang tepat. Surat lamaran pekerjaan dapat dibuat setelah calon pelamar mendapat informasi adanya lowongan pekerjaan di perusahaan atau instansi tertentu. Informasi itu dapat diperoleh, baik melalui media massa atau media audio visual. Selain itu, ada juga surat lamaran pekerjaan yang dibuat atas inisiatif dari calon pelamar sendiri. Contoh surat lamaran pekerjaan yang umum: Perihal : Lamaran pekerjaan Jakarta, 20 Mei 2007 Yth. Pimpinan PT Wahana Karya Jalan Pemuda I no. 10 Jakarta Dengan hormat, Berdasarkan pengumuman yang dimuat pada harian umum Merdeka, tanggal 16 Mei 2007, dengan ini saya berminat untuk mengajukan diri menjadi staf bagian Marketing di PT Wahana Karya yang Bapak/Ibu pimpin. Data diri saya sebagai berikut. Nama : Sinta Nur Ramadhani Tempat, tanggal lahir : Jakarta, 8 September 1982 Pendidikan terakhir : Sarjana Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta Alamat : Jalan Lembah Griya Indah No. 10, Depok Sebagai bahan pertimbangan, bersama ini saya lampirkan :

1. satu lembar daftar riwayat hidup

2. satu lembar fotokopi ijazah terakhir

3. satu lembar transkrip nilai

4. tiga lembar fotokopi sertifikat pendidikan komputer dan bahasa Inggris

5. satu lembar fotokopi KTP

6. dua lembar pasfoto ukuran 4 x 6 cm

7. satu lembar surat pengalaman kerja.

Demikian surat lamaran ini saya sampaikan dengan harapan mendapat perhatian dari Bapak/Ibu. Atas perhatian Bapak/Ibu, saya mengucapkan terima kasih.

 

Hormat saya,

 

Ttd.

Sinta Nur Ramadhani

 

Contoh: Surat lamaran model gabungan dengan daftar riwayat hidup:

 

Hal : Lamaran Pekerjaan Jakarta, 20 mei 2006

Yth. Pemasang Iklan

PO Box 4853

Jakarta 11048

 

Dengan hormat,

Setelah membaca iklan perusahaan Bapak/Ibu yang dimuat di harian sore Suara Pembaruan, 18 Mei 2006, dengan ini saya mengajukan permohonan sebagai staf Akunting.

Adapun keterangan mengenai diri saya adalah sebagai berikut.

Nama                      : Ellis Fitriani

Tempat/tanggal lahir : Semarang, 10 Agustus 197

Alamat                    : Jalan Kroya, No. 50 Jakarta

Pendidikan           : Tahun 1989, tamat SMP Negeri 10 Jakarta, tahun 1992, tamat SMA Negeri 58 Jakarta, tahun 1996, tamat Akademi Perbankan Nasional Jakarta.

Pengalaman Kerja    : Tenaga Pembukuan pada CV CENTRAL ASIA Semarang selama 2 tahun, Staf Akuntansi PT Citra Jakarta selama 3 tahun

Hobi                        : Membaca

Referensi                 : Drs. Suparman Kepala Bagian Personalia CV CENTRAL ASIA Semarang, tlp (024) 332115 / Wijaya Akt. Akuntan PT Citra Jakarta

tlp (021) 551223 Selain itu, saya dapat mengoperasikan komputer Microsoft Word, Excel, Access, dan mampu berbahasa inggris lisan

dan tulisan. Untuk melengkapi surat lamaran ini, saya lampirkan pula syarat-syarat yang diperlukan.

Atas kebijakan Bapak, saya ucapkan terima kasih.

Hormat Saya

 

Ttd

Ellis Fitriani

Lampiran :

1. Fotokopi ijazah Akademi Perbanas

2. Fotokopi sertifikat kursus komputer

3. Fotokopi sertifikat kursus bahasa Inggris

4. Surat pengalaman kerja

5. Surat keterangan sehat

6. Pasfoto ukuran 4 x 6 (2 lembar)

 

E. Surat Undangan

Undangan berasal dari kata dasar “undang” dan akhiran “an”. Undang berarti panggil. Mengundang berarti memanggil atau mempersilakan datang. Undangan adalah kata benda yang berarti orang yang dipanggil atau dipersilakan datang untuk hadir pada waktu, hari, tanggal, tempat yang sudah ditetapkan dalam undangan. Surat undangan merupakan suatu penghormatan kepada orang yang diundang. Bentuk dan susunan surat undangan hendaknya disusun semenarik mungkin, jelas isinya dan dikirimkan tepat waktu agar yang diundang dapat mempersiapkan untuk memenuhi undangan tersebut. Dengan demikian, surat undangan adalah surat pemberitahuan akan adanya suatu acara/kegiatan pertemuan, upacara dengan harapan agar penerima undangan dapat hadir pada waktu dan tempat yang telah ditetapkan.

1. Bagian-Bagian Surat Undangan

a. Kepala Surat

(1) nama badan usaha,

(2) alamat badan usaha,

(3) nomor telepon,

(4) nomor kotak pos,

(5) identitas lainnya,

(6) tanggal surat,

(7) nomor yang ditujukan/alamat dalam.

b. Isi Surat

(1) salam pembuka,

(2) alasan,

(3) hari dan tanggal,

(4) waktu,

(5) tempat,

(6) acara.

c. Penutup/Kaki Surat

(1) nama badan usaha,

(2) jabatan,

(3) nama jelas,

(4) nomor induk pegawai,

(5) tembusan.

Contoh : Surat Undangan dari Salah Satu Badan Usaha

F. Surat Edaran

Perkataan “edaran” berasal dari kata dasar “edar” yang berarti berputar atau berotasi. Surat edaran disebut juga sirkuler yang berarti surat tersebut dikirim kepada berbagai pihak yang bentuk dan isinya sama.

1. Pengertian Surat Edaran pada Suatu Instansi Surat edaran adalah surat pemberitahuan tertulis yang ditujukan kepada pejabat/pegawai. Surat edaran ini berisi penjelasan mengenai sesuatu hal, misalnya kebijakan pimpinan, petunjuk mengenai tata cara pelaksanaan, atau suatu peraturan perundang-undangan.

Fungsi surat edaran:

1. di kalangan instansi pemerintah, merupakan surat yang dapat memberi petunjuk, penjelasan tentang pelaksanaan atau peraturan;

2. di perusahaan swasta, surat edaran dapat berfungsi sebagai pemberitahuan atau pengumuman.

Macam surat edaran:

1. Surat edaran pemerintah, yaitu adanya pemberitahuan kepada seluruh rakyat Indonesia yang bersifat nasional.

Misalnya:

(1) edaran tentang perayaan hari besar nasional

(2) edaran tentang sensus penduduk

(3) edaran tentang Pemilu

2. Surat edaran dari instansi pemerintah adalah pemberitahuan dan penjelasan tentang pelaksanaan peraturan di lingkungan instansi tersebut.

Misalnya, Departemen Pendidikan dan Kebudayaan membuat edaran tentang:

(1) petunjuk kenaikan kelas

(2) petunjuk UAS, penetapan waktu ujian serta penentuan pelaksanaan ujian dan petunjuk penilaian ujian serta petunjuk kelulusan ujian.

3. Surat edaran dari perusahaan, terdiri atas :

(1) Surat edaran khusus adalah surat pemberitahuan sesuatu yang ditujukan untuk satu lingkungan tertentu

(2) Surat edaran umum adalah surat edaran untuk memperkenalkan jasa perusahaan dan hasil produk dari ke seluruh lapisan masyarakat / khalayak.

2. Susunan Surat Edaran dari Instansi Pemerintah Bagian-bagian surat ini adalah sebagai berikut.

a. Kepala surat

(1) Tulisan “EDARAN” ditulis dengan huruf besar seluruhnya “Hal”, diberi garis bawah.

(2) Sebelah kiri atas : Di bawah “Hal” ditulis nama pejabat dan alamat yang dituju.

(3) Sebelah kanan atas : Tempat tanggal, bulan, dan tahun.

b. Isi surat edaran/batang tubuh Dirumuskan dalam bentuk uraian yang terdiri atas:

(1) pendahuluan

(2) inti

(3) penutup

c. Kaki surat/bagian akhir, terdiri atas :

(1) nama jabatan

(2) tanda tangan pejabat yang menerbitkan surat edaran

(3) nama pejabat dan NIP/NRP

(4) cap dinas

(5) tembusan (bila dianggap perlu)

 

This entry was posted in Uncategorized. Bookmark the permalink.

Leave a Reply

Fill in your details below or click an icon to log in:

WordPress.com Logo

You are commenting using your WordPress.com account. Log Out / Change )

Twitter picture

You are commenting using your Twitter account. Log Out / Change )

Facebook photo

You are commenting using your Facebook account. Log Out / Change )

Google+ photo

You are commenting using your Google+ account. Log Out / Change )

Connecting to %s